这是在公司内部收集有关 SaaS 使用情况的见解的过程，以便在SaaS 堆栈上获得更好的回报。 

为此，IT 团队需要收集以下信息：

公司有多少应用程序

哪些员工可以访问哪些应用程序

他们在应用程序中拥有什么权限

如果他们正在积极使用这些应用程序

他们是否对所提供的应用程序感到满意

他们是否可以在需要时访问新应用程序

如果用户在未经批准的情况下注册新应用

是否发生了适当的用户下线

SaaS用户管理的重要性

每个 IT 团队至少都希望记录哪些员工可以访问哪些应用程序。尽管对于单个应用程序，此信息在管理员帐户中可用，但没有一个仪表板可以包含所有信息。 

因此，通常，此记录保存在电子表格中。简而言之，这有助于 IT 检查是否已配置所有应用程序并密切关注SaaS 蔓延。 

现在，让我们详细看看这个数据库是如何有用的。

1. 在员工入职和离职时提供帮助

每当新员工加入或离开组织时，都需要在目录中添加或删除他们的姓名。如果您没有组织良好的数据库，此过程可能会变得很麻烦。 

只有当您知道所有应用程序都有权访问时，您才能在员工离开时撤销相同的权限。未撤销的许可证可能会导致严重的威胁，没有一家公司会希望他们的前雇员在离开公司后拥有公司信息。 

同样，当员工入职时，他们需要在加入后立即获得对应用程序的访问权限。否则可能会阻碍他们的生产力。 

2. 不管理应用用户会导致不必要的管理工作

如果您没有正确管理用户，您将浪费时间为每项新任务多次联系员工。 

您可能想要检查员工是否拥有他们未使用的应用程序许可证，或者您可能想要检查是否需要新的许可证。

如果您正在计划明年的预算，您将不知道哪些应用程序需要多少许可证。 

拥有用户帐户数据库将为您简化整个过程。

3. 用户管理让您远离风险。

无法管理应用程序用户可能会导致数据泄露、合规性问题，或者可能通过应用程序冗余消耗您的预算。

如果您没有应用程序列表和用户数量，则很难知道您是否需要增加或减少许可证数量。也很难知道所有应用程序是否都符合监管要求。 

SaaS 用户管理中的挑战

当 SaaS 用户管理无组织时，公司将面临很多挑战。因此，您的员工目录系统必须彼此同步。

此外，有很多错误的机会，有时会给公司造成巨大的损失。

让我们看看由于 SaaS 用户管理不善导致的其他一些挑战。

员工离职期间的数据相关风险：如果您现有的 SaaS 用户管理存在漏洞，前员工仍然可以访问公司敏感数据。当访问权限未被撤销或流程中断时，您的员工可以继续访问文件，这可能会使您的公司面临合规和数据泄露的风险。

入职时的生产力问题：当新用户入职时，需要更新系统。他们必须获得完成日常工作所需的所有工具。如果您没有准确的 SaaS 用户数据管理，他们需要等待数天或数周才能访问所有必需的应用程序。

为什么应该使用 SaaS 管理平台

典型的 SaaS 用户管理目录应具有这些功能，以防止任何低效率。 

员工的角色：他们可以访问哪些应用程序？他们是管理员或合同所有者还是只是用户？

许可证：是付费许可证还是免费许可证？

续订到期：许可证何时到期？

使用情况：应用程序被过度使用还是很少使用？

尽管可以在小型公司的电子表格中管理此记录，但电子表格的问题在于随着公司的发展，它们难以管理。 

如果您的公司员工少于 25 人，您可能可以在电子表格中管理您的 SaaS 目录。但即便如此，您也需要不断更新。 

现在想象一个拥有 500 多名员工的组织使用数千个应用程序。甚至考虑在电子表格中有一个目录也是令人难以置信的。它非常耗时且容易出错。

这就是您需要 SaaS 管理平台的时候。如果您有一个自动化系统来存储此信息，该系统将充当记录系统，您可以专注于您业务的其他重要方面。

SaaS 管理系统将通过以下方式帮助您：
1. 有助于规划您的预算。当您知道应用程序的数量和您拥有的许可证时，您可以轻松地规划您的预算。此外，当您了解使用情况统计信息时，您可以取消配置未使用或很少使用或多余的应用程序。这样，您可以节省大量资金，可用于其他重要的商业计划。 

2. 密切关注员工使用的工具。由于今天购买 SaaS 应用程序非常容易，因此您的员工很有可能注册了冗余或不安全的应用程序。如果您着眼于整个 SaaS 环境，您可以找出员工可以访问的应用程序并消除它们。 
3. 调整许可证大小。比如说，两个不同的部门分别注册了一个应用程序；您可以找到使用它的确切人数并将其纳入一个订阅。这将减少支付的金额，因为大多数应用程序都有“企业”计划，其价格相对低于其他计划。